Etengabeko Hobekuntza

Mejora Continua

SGP Sistema de Gestión por procesos

Muchos de nuestros centros de FP han trabajado con ISO 9001; de hecho tenemos 46 centros certificados; pero hace ya algún tiempo que decidimos intentar mejorar los sistemas de aseguramiento de los centros porque había un par de cosas que necesitaban ser mejoradas; la primera era el papeleo, y la segunda, y más importante, era que el sistema se basara en procesos. De hecho, cuando comenzamos a trabajar con el modelo EFQM  comprendimos mejor el significado de la palabra procesos; las actividades formativas, la planificación, la gestión económica o el mantenimiento son procesos o parte de procesos; todas las actividades que realizamos lo son; pero lo fundamental de los procesos está en los resultados que quieren alcanzar; eso es lo que les da sentido.

Creo que nuestros primeros intentos del cambio a procesos no pasaron de ser una adecuación más bien formal; tratábamos de diseñar los procesos a partir de los sistemas de la calidad, juntando varios procedimientos o agrupando actividades relacionadas; tratamos también de avanzar clasificando y ordenando procesos por categorías: procesos de prestación de servicio, procesos de apoyo, procesos de planificación o procesos de mejora. Finalmente comprendimos que la razón de ser de los procesos está en los resultados, en el valor añadido que aportan a los clientes o beneficiarios del mismo. Además, la gestión por procesos requiere pasar de un modelo organizativo funcional a una organización más horizontal basada en propietarios de dichos procesos.

 

Este tema de la gestión por procesos fue un área de mejora recurrente en los informes de las evaluaciones externas EFQM de Euskalit. Un par de ejemplos de las realizadas en 2004 año en el que se presentaron 15 centros a evaluación externa:

  • Establecimiento de una sistemática de gestión basada en procesos, que permita la mayor implicación de éstos en los objetivos estratégicos y gestión anual del centro.

 

  • Revisar el mapa de procesos para simplificarlo y orientarlo a una gestión por procesos. El vigente se orienta más a una gestión de procesos; además, consideramos que la organización actualmente está centrada más en implantar procedimientos que en gestionar procesos.

 

Total, que en 2006 empezamos a trabajar  con la idea de dar con un sistema de gestión basado en procesos que pudiera servir de modelo orientativo a todos los centros; para eso aprovechamos la reflexión estratégica que se hizo en la Viceconsejería a finales de 2005 (si te interesa conocerla puedes recurrir al apartado publicaciones del blog -SGP publicación- ; está explicado en la primera parte).

Ya es el tercer curso que organizamos redes para implantar el modelo en los centros; tenemos la red SGP 3, SGP 4 y SGP 5, 26 centros en total, trabajando con Amaya Llorente, Fernando Andrés y Luis Alberto Aranburu. Hicimos una presentación del plan el primer día (Presentación SGP.pdf).

Y ya estamos a mitad de curso trabajando con el modelo (SGP.pdf); si quieres echarle un vistazo antes mira la presentación desde aquí:

 

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