Etengabeko Hobekuntza

Mejora Continua

Gestión eficiente de las reuniones

Recientemente (04/01/2012) encontrábamos en internet la siguiente noticia:

Los empresarios dedican más de un 70% de su tiempo a reuniones

El dedicar más del 70% de la jornada laboral a reuniones parece mucho tiempo. Mucho.

En este artículo (podéis encontrar el enlace al final del texto) se recoge que según estudios publicados, un directivo se pasa de promedio, un 70% de su tiempo en reuniones. Del mismo modo, otros estudios aseguran que de esas reuniones, el 50% podrían evitarse o acortarse. Por este motivo, es esencial, a la hora de planificar una reunión, primero, preguntarse si es realmente imprescindible, y, una vez, considerada como tal, organizarla y definirla, con el fin de que sólo dure el tiempo necesario.

Tenemos claro que las reuniones son un elemento importante para organizar, coordinar y planificar los trabajos que hay que realizar en los centros educativos (y en otros lugares de trabajo) pero deberíamos procurar realizar una buena gestión del tiempo dedicado a las reuniones. Las reuniones debieran estar planificadas previamente, conseguiríamos tener reuniones más eficientes y más eficaces.

Metodología para reuniones eficientes


El Área de la Calidad de la Agencia hace años que trabaja con una metodología determinada que sigue dando muy buenos resultados. Los puntos más relevantes de esta metodología son:

  • Promotor de la reunión. Es el encargado de liderar la reunión. Redacta la convocatoria y convoca a las personas implicadas. Propone el orden del día y establece una secuenciación y temporalización para los puntos. Finalmente analiza la evaluación de la reunión para la mejora de las siguientes reuniones.
  • Orden del día. Antes de la reunión se debe publicar el orden del día con la indicación del tiempo estimado para cada punto. El orden del día será enviado a los participantes en la reunión con suficiente tiempo para que puedan preparar la reunión, recoger datos o información y en definitiva conocer los temas que se trataran en la reunión.
  • Secretario. Es el encargado de redactar el acta de la reunión. Forma parte de la reunión pero toma parte en ella de otra forma. No puede intervenir todo lo que quisiera ya que debe de poner sus esfuerzos en que el acta sea fiel a lo que se acuerda. Si las reuniones son periódicas, este cargo debería rotar entre todos los asistentes a las reuniones.
  • Moderador o Control de tiempos. Es el encargado de que la reunión vaya por “buen camino”. Procurará que los tiempos y el orden del día se cumplan y que no se pierda el guión. Aunque, también debe tener la autonomía para, si lo cree necesario, modificar los tiempos o incluso el orden del día, siempre que sea beneficioso para el tema tratado en la reunión.
  • Acta. Debe ser escueta, no debe se más extensa de lo necesario. Debemos recoger, sobre todo, los acuerdos adoptados y debemos evitar los “Pepe dice…. y Juan le responde…”.
  • Evaluación de la reunión. Finalizada la reunión, conviene hacer una breve reflexión sobre la reunión. Evaluar la reunión buscando lo que se ha hecho bien y lo que debieremos mejorar en las reuniones es fundamental para mejorar la gestión de reuniones posteriores. A veces estas valoraciones son reiterativas, no obstante conviene hacerlas y fijarnos en los elementos que debemos mejorar.

Estos elementos asegurarán que las reuniones sean eficientes y la pérdida de tiempo se reduzca considerablemente. Por cierto, al leer el artículo citado, se puede ver que planntean puntos similares.

Enlace al artículo de referencia: pincha aquí.

Publicación del Área de la Calidad de la Agencia de FP: Metodología de trabajo en equipo

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