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Mejora Continua

¿Qué es I-P-A-E?

En varias partes de este blog, se ha hecho referencia a las etapas I-P-A-E. Pero ¿qué es eso de I-P-A-E?.

Se puede entender como una variante del P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act), no obstante, os comentamos con qué sentido lo utilizamos y por qué.

Los temas de gestión del Modelo Hobbide ordenan las áreas que los integran por etapas. Estás etapas están constituidas según el tipo de actividad que realizan. Las actividades a realizar que propone el propio Modelo son: de Análisis de información (I), de Planificación (P), de Acción (A) y de Evaluación y Revisión (E).

I. Análisis de la Información

Son los datos (los hechos en sí) pero dentro de un contexto, es decir, interrelacionados y con una perspectiva.

Cuando, por ejemplo, queremos realizar el informe de conclusiones de un determinado proceso, cara al inicio de un nuevo curso, habrá que contar con información relativa al proceso, pero no sólo. Tendremos que analizar la imformación que surge del propio proceso (aspectos de la memoria que puedan ser relevantes, información de encuestas o SQRs de interés, etc.) como la que viene “de fuera” (información nueva surgida antes del inicio de curso, como por ejemplo: dotación ecónomica distinta de la esperada, modificación de horas/profesorado, necesidad de cumplir una nueva legislación, etc.).

En esta etapa (I), debemos analizar toda la información que pueda afectar al proceso.

I. Analizar Información

P. Planificar

A. Actuar

E. Evaluar

P. Planificación

Modelo sistemático de una actuación que se elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla. Un plan se diferencia de un cronograma de actividades en que incluye los objetivos que se pretende conseguir.

Tras analizar la información, debemos decidir qué cambios me va a producir la etapa anterior en “mi proceso” y fijar unos objetivos contextualizados partiendo del análisis realizado de la información. No solo habrá que plantear los objetivos, sino que habrá que fijar qué debemos hacer para conseguirlos. Esto es, establecer un plan.

A. Acción

En el Modelo Hobbide, todos los temas incluyen áreas de acción (A), posteriores a las de análisis de información y planificación, con el fin de favorecer el logro de los objetivos establecidos.

Las etapas de I-Analisis de la Información y P-Planificación son las que más tiempo llevan, y debe ser así, ya que debemos ser estrictos y realizar un análisis acertado y establecer un Plan adecuado. Haciendo esto, el resto va a ser mucho más simple. Por tanto, en esta etapa se trata de ejecutar lo que se ha fijado en el plan, siempre con la mirada puesta en los objetivos establecidos y en su logro.

E. Evaluación y Revisión

Todos los temas de gestión Hobbide incluyen una etapa de Evaluación y Revisión. Se trata de actividades de gestión que se refieren a la medición que se debe realizar para determinar la bondad de la gestión. En general, esta medición se fija en el nivel de logro de los resultados finalistas, si éstos se alcanzan o no.

La “Evaluación y Revisión” es un atributo de calidad para la evaluación de cada una de las áreas. Se refiere a la necesidad de evaluar la efectividad de los enfoques que se adoptan en las áreas de gestión; la evaluación y la revisión se deben realizar a través de una sistemática de medición, análisis e identificación de mejoras y de la implantación de mejoras y extensión de buenas prácticas.

Si las dos primeras etapas (I y P) están bien realizadas y en la realización de la tercera (A) no han surgido problemas, es fácil determinar que los objetivos, casi con total seguridad, han sido conseguidos. Pero no suele ser así. Siempre encontramos elementos que hemos pasado por alto (en el momento del análisis de la información o en la planificación) o bien que no han funcionado como habíamos previsto. Es necesario, por tanto, una etapa para la evaluación y la revisión.

Para que esta etapa fuera efectiva, entre otras preguntas, tendríamos que hacernos las siguientes: ¿hemos conseguido los objetivos?, ¿se han conseguido los objetivos como consecuencia de la gestión o fortuitamente?, ¿han surgido elementos que han obligado a modificar lo planificado?, etc.

Todas estas preguntas debieran estar orientadas a la mejora del proceso y de sus resultados.

Por ejemplo, si nos proponemos como objetivo “reducir un 5% de gasto general para el próximo curso” y por motivos de la crisis me reducen la dotación económica un 40%, evidentemente, antes de empezar el curso, ya podemos decir que hemos logrado el objetivo y, además, con un margen muy amplio, pero las preguntas serían: ¿se han conseguido los objetivos como consecuencia de la gestión? ¿se ha conseguido fortuitamente?, ¿he hecho “yo” algo (como propietario del proceso) para conseguir este logro?.

Esta última etapa, Evaluación y Revisión, es la que retroalimenta el sistema por lo que es muy importante que se haga serieamente.

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