Etengabeko Hobekuntza

Mejora Continua

Relaciones entre procesos

EUSKERA

Descentralizar la gestión


sgp-kps-300x116El SGP propone una gestión “por” procesos. Esto significa que se pretende descentralizar la gestión y se opta por la autogestión a través de propietarios y equipos de proceso. Pretende superar la organización por funciones.

La misión del propietario y el equipo de proceso es:

  1. establecer y desplegar los objetivos a todos los niveles de la organización,
  2. gestionar los factores críticos,
  3. resolver las interrelaciones con otros procesos,
  4. evaluar periódicamente los resultados y el rendimiento,
  5. analizar las causas cuando se producen desviaciones y
  6. mejorar los procesos hasta alcanzar los resultados previstos de acuerdo con la capacidad del proceso y los resultados precedentes,

Basado en una variante del PDCA (Plan-Do-Check-Act) denominada IPAE (Análisis de Información-Planificación-Acción-Evaluación y Revisión), el diseño de los procesos del SGP incluye actividades para las cuatro etapas en coherencia con HOBBIDE (Modelo de Gestión, Autoevaluación y Mejora).

Los procesos del SGP incluyen indicadores de resultados (R) y de rendimiento (r). Los indicadores de resultados se asocian a los objetivos estratégicos vinculados al proceso, mientras que los de rendimiento se asocian a las actividades incluidas en las etapas del proceso.

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Resolver las interrelaciones


Ya hemos visto que una de las misiones del priopietario y el equipo de proceso es la de “resolver las interrelaciones”. Está claro que esta forma descentralizada de trabajo puede acarrear cierta descoordinación, y para que esto no suceda, debemos analizar cómo se relaccionan los procesos entre sí, para ello, el propierario y equipo de proceso se deberán preguntar:

  • ¿Qué necesidades tiene “mi” proceso de los otros procesos? y
  • ¿Qué necesidades tienen los otros procesos de “mi” proceso?

Cómo resolver las interrelaciones

A partir de esta primera reflexión, debiéramos completarlo con:

  • ¿Qué?. Se refiere a qué documento o información necesito del otro proceso para poder desarrollar “mi” proceso.
  • ¿Cuándo?. Es importante que esté identificado en el tiempo y que quede claro en qué momento voy a poder disponer de él.
  • ¿Cómo?. Se refiere a “en qué forma” lo voy a encontrar, podría ser: informe, publicación en la web o intranet, etc.
  • ¿Quién?. Eso que desde nuestro proceso “necesitamos recibir” o ”tenemos que dar” está asociado a una actividad que es responsabilidad de alguna persona, es necesario saber quiénes son esas personas.

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Un ejemplo


A modo de ejemplo, podemos fijarnos en el proceso EP (Estructura de Procesos) cuyo propietario, por lo general es el responsable de calidad. Ya tenemos identificado que, entre otros, necesitamos información del proceso de Posicionamiento Estratégico.

El qué. Situados en este proceso, y con respecto a la primera pregunta, podemos fijarnos que el propietario y equipo de proceso de este proceso EP, necesitan conocer el Informe de la Revisión del Sistema, por si en él apareciera algún elemento que sugiriera algún cambio en la estructura de procesos del centro.

El cuándo. Debemos pensar también, cuándo necesito este informe. La lógica nos dice que, por ejemplo, al principio de curso conviene disponer de este informe como un elemento de entrada para el análisis de la información.

El cómo. El tercer elemento es el cómo recibo la información. Está claro que este documento se materializa en un informe, pero este informe se puede entregar en una reunión, puede estar archivado en algún lugar específico o bien pudiera estar publicado en la intranet del centro.

El quién. Emitir el Informe de Revisión del Sistema de Gestión es responsabilidad del Director, por lo tanto, independientemente de que estén definidos los canales de comunicación que se utilizarán para su difusión, el Director debe tener claro que el Responsable de Calidad lo necesita para poder revisar y actualizar el SGP; y el Responsable de Calidad debe saber que es al Director a quien se lo debe pedir.

La actualización de las normas con las que nos auditamos (Calidad, Medio Ambiente, EMAS, OSHAS, etc) también es algo que nos afecta, en este caso, de forma externa, aunque no lo podemos entender como interrelaciones ya que las interrelaciones es algo interno de nuestro SGP.

Casi seguro que nos podemos encontrar más procesos que afecten a “mi” proceso. A modo de ejemplo, podéis ver la imagen de algunos procesos que afectan al EP (Estructura de Procesos) y a su vez, cómo el propio proceso afecta a otro.

Ejemplo de Interrelaciones

Una respuesta a “Relaciones entre procesos

  1. Rosa Romero 01/02/2013 en 14:31

    Muy clarificador.

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