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Mejora Continua

Aprender y mejorar

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Aprender y mejorar


“Y, ¿dónde reflejaríamos las razones de todas esas revisiones y cambios?”

Con esta pregunta terminábamos el artículo de Los Intocables, lo que nos da pie a seguir hablando de procesos y gestión.

La respuesta es: donde el centro lo haya decidido, en función de su propio sistema de gestión. En el SGP (Sistema de Gestión por Procesos) que desde la Agencia hemos ofrecido a los centros se propone que la historia de cada proceso se recoja en un documento denominado ‘Aprendizaje y Mejora’.

Historia del proceso


proceso2¿A qué nos referimos con la historia del proceso?

Al relato de su vida, es decir, a la evolución, los cambios y la mejora que se producen en todos los elementos que los constituyen:

  • los objetivos
  • los indicadores
  • las actividades
  • los planes
  • los recursos
  • los registros
  • la propiedad
  • el equipo

La memoria es frágil. Las personas de los centros cambian y también los procesos, pero si cada propietario de proceso contribuye al relato de la parte de historia que le corresponde, explicando las razones que han impulsado los cambios, todos aprenderemos. Además, los sucesores en el puesto dispondrán de información relevante para entender el proceso en cuestión, los cambios producidos y los porqués de éstos.

Estamos llegando a junio, es el momento de realizar el seguimiento final de los procesos en los que funcionamos por cursos (podemos tener otros procesos en los que funcionemos por años naturales).

Toca recabar los datos, medir y ver si hemos alcanzado los objetivos que nos habíamos propuesto; a la vista de los resultados toca proponer, revisar y adecuar tanto los objetivos como los indicadores e identificar acciones de mejora.

Compartiendo los cambios


“Y, ¿dónde reflejaríamos las razones de todas esas revisiones y cambios?”

Alguno dirá, en la Memoria del proceso y otro afirmará en la hoja de Aprendizaje y Mejora. El primero tiene un documento específico para recoger toda la información referente al cierre del periodo del proceso mientras que el segundo lo ha integrado en el mismo documento.

Y, ¿cuál es la mejor solución?. La que el centro decida que le resulta más sencilla y ágil para su gestión.

Es conveniente que los equipos de gestión (propietario, más equipo de proceso), encuentren “el momento” para revisar sus procesos y hacerlos más suyos “tocándolos” y mejorándolos.

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