Etengabeko Hobekuntza

Mejora Continua

Ya queda poco para finalizar el curso

EUSKERA

Queda pocoNos vamos acercando al final del curso y nos encontramos que tenemos que hacer las tareas de todos los años: exámenes finales, sesiones de evaluación, actas, recoger y analizar los cursos no conformes… y las memorias. Y, aunque nos encontramos memorias de todo tipo (de los departamentos, memorias de ciclos, memorias de módulos, …), a nosotros nos interesan las memorias de los procesos.

Las memorias


La memoria del proceso, es un documento en el que quedan recogidos los resultados y el desarrollo del proceso. Deberá contener datos cuantitativos y cualitativos del proceso y nos servirá para elaborar el Informe de revisión del sistema. Además se utilizará como documento de partida para la realización del Informe de conclusiones del proceso, para el curso siguiente.

MemoriaLa memoria, por tanto, tiene como propósito recoger la información relevante de la gestión realizada por el proceso y ponerla a disposición de la organización.

Pero, no se trata de hacer un documento para recordar qué y cómo se ha gestionado el proceso a lo largo del curso. Este documento debe ser algo más. Primero, hemos de atender a las cosas importantes, a las que aportan verdadero valor al proceso. Y, después de recoger estos datos, conviene hacer una reflexión y proponer cambios (si fuera necesario o conveniente) para la gestión del proceso durante el curso siguiente.

En todos los centros existen “modelos” para hacer esta recogida de memorias.Formulario

Los formularios


Siempre hemos trabajado los formularios como soportes para hacer las encuestas del centro. Sabemos también que una parte de estos formularios son anónimos, mientras que en otros, necesitamos conocer la persona que lo realiza para poder actuar sobre el tema que se trata.

Pero en realidad el formulario va mucho más lejos. El formulario es un medio para recoger la información de una forma cómoda y sistematizada.

Por ejemplo, ¿cómo gestionáis las actas?. Supongo que después de redactada el acta de una reunión, se guarda en un fichero y se deja en una carpeta en el disco duro del ordenador. Con la siguiente reunión, otro fichero. Seguimos creando tantos ficheros como reuniones. Pero si quiero buscar algún acuerdo adoptado en alguna reunión, tengo que ir pasando fichero por fichero hasta encontrar lo que estaba buscando. De esta forma, se crean demasiados ficheros para la gestión de un tipo de reunión. ¿No sería mejor que todas las actas estuviesen en un único fichero y que su gestión fuese tan fácil como cumplimentar un formulario y darle a “enviar”?.

En el caso anterior, el de la memoria de proceso, se podría crear un formulario con los siguientes apartados:

  • Curso
  • Desarrollo del proceso
  • Número de NC No Conformidades. En general, ¿cual ha sido su tratamiento?
  • Número de Sugerencias o Quejas. En general, ¿sobre qué trataban?
  • ¿Se han realizado cambios en el proceso?
  • Recomendaciones para la gestión del proceso del próximo curso

Después de rellenarlo, daríamos a enviar y esa memoria iría a un único documento donde se van guardando el histórico de las memorias de proceso.

Histótico de memorias

Otros formularios


Recordad que los formularios son una forma de recoger información, así que también se pueden utilizar para:Manual de GoogleFORMULARIO

  • Informe de conclusiones
  • Sugerencias, quejas y reclamaciones
  • Recogida del material didáctico a utilizar en los ciclos formativos
  • Hoja de enseñanza y aprendizaje

Cada centro se ha ido buscando herramientas adecuadas a su gestión, pero un recurso fácil y gratuito que podéis utilizar es el creado por Google. En su momento se creó un documento para explicar el funcionamiento y las posibilidades de los formularios de Google, y aunque ha cambiado un poco, se puede seguir utilizando.

Ejemplo


Podéis practicar con el formulario del enlace. Tan solo es una prueba y no tiene ninguna validez, pero podéis ver lo fácil que es y las posibilidades que tiene. Enlce al formulario: Memoria del proceso EP. Podéis hacer todas las pruebas que creáis convenientes, en el documento de abajo se verán los resultados.

Las memorias, quedarían registradas en la siguiente tabla. Recordad que es un ejemplo y que la gente está practicando con él. Enlace a la tabla de recogida de las memorias: Histórico de las Memorias del proceso EP.

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