Etengabeko Hobekuntza

Mejora Continua

Necesito diseñar un proceso, ¿qué hago?

EUSKERA

Ya sabemos que los sistemas de gestión que utilizamos en nuestros institutos, SGP o SIG, están basados en EFQM-HOBBIDE y que además cumplen con las normas ISO que les aplica. Pero esos sistemas han ido evolucionando y los centros lo han modificado para hacerlo propio y que responda a sus necesidades reales.

Hace unos días (09/02/2015) veíamos como Maristak-Durango había deseñado e implementado un nuevo proceso, Proceso de EMPRENDIZAJE, para dar respuesta a la sensibilización sobre el emprendizaje y gestionar íntegramente los servicios que ya venían ofreciendo en este campo.

En el apartado de la “prestación de servicio”, muchos centros enmarcamos únicamente la formación, esto es, la formación inicial y la formación para el empleo. Pero en los institutos se van creando nuevos servicios. Por tanto, igual que en caso anterior, sería conveniente reflexionar sobre la conveniencia de diseñar nuevos procesos que se enfoquen a gestionar estos nuevos servicios.

Pero, ¿cuando diseño un nuevo proceso?, ¿qué necesito hacer para diseñarlo?

Diseñando un proceso

Como se ha dicho anteriormente, primero tendremos que valorar la necesidad de diseñar un nuevo proceso.

Objetivo. Un proceso se crea para algo y persigue un objetivo, por lo que tiene una razón de ser. Según esto, un proceso necesita un objetivo y unos indicadores adecuados que permiten medir el cumplimiento de los objetivos adoptados, facilitando su seguimiento. proceso2Lógicamente, el objetivo tiene que estar relacionado con la razón de ser del nuevo proceso.

Propietario. El proceso deberá tener un responsable (propietario del proceso) que vele por su desarrollo y que pueda hacer el seguimiento, siempre con la vista puesta en los objetivos. Contará, además, con la colaboración de un equipo de proceso que le ayudará a tomar las decisiones.

Ficha. Se creará una ficha donde se organiza el proceso. Esta ficha se deberá estructurar horizontalmente mediante las etapas IPAE (Análisis de Información, Planificación, Acción y Evaluación) y verticalmente definiremos la documentación de apoyo que necesitaremos para desarrollar el proceso. En la columna central colocaremos las actividades, que son las propias del proceso. A la izquierda situamos la documentación (interna o externa) necesaria para desarrollar la actividad, mientras que en la columna derecha, situaremos los registros de salida del proceso.

Ficha del Proceso de Posicionamiento Estratégico (PE)

Ficha del Proceso de Posicionamiento Estratégico (PE). Más fichas en https://tklitatea.tknika.net/gestion-2-0/

 

Tiempo de planificarPlan. Después de esa etapa de I (análisis de la información), tenemos que diseñar un plan de proceso para conseguir los objetivos propuestos. Os recordamos que los planes debieran quedar determinados por:

  • lo que se va a hacer;
  • qué recursos se requerirán;
  • quién será responsable;
  • cuándo se finalizará;
  • cómo se evaluarán los resultados.

 Acción. Es la fase dedicada a desarrollar el plan.

Evaluación. En los periodos determinados en el plan, habrá que realizar un seguimiento y evaluación del desarrollo. Tenemos que ver cómo de lejos o cerca estamos para cumplir los objetivos que nos habíamos propuesto al principio. En la mayoría de los centros se utiliza un documento denominado “Aprendizaje y Mejora”. En este documento se recoge la historia de cada proceso: existencia de no conformidades, análisis de causas, cambios en el proceso, etc.

Con todo esto quedaría el proceso diseñado. Pero quedaría una cosa más. Tendríamos que validarlo, es decir, tendríamos que asegurarnos que está bien diseñado y sirve para los objetivos que nos hemos trazado.

Mapa de procesos. Tenemos un proceso nuevo, así que para finalizar, habría que modificar el mapa de procesos del centro con la inclusión del nuevo proceso.



Posicionamiento estratégico Estructura de procesos Activos y recursos Gestión económico financiera Posicionamiento en el mercado Formacion inicial Formacion para el empleo Gestión de personas Gestión de la comunicación Innovación

2 Respuestas a “Necesito diseñar un proceso, ¿qué hago?

  1. KEPA ZAMALLOA 18/06/2015 en 16:23

    Nola balidatzen dugu SGP delakoa martxan dugula?. AENOR-eko auditoria pasatu dugu Prozesuetan Oinarritutako Kudeaketa ondo dugula esan digu; baina ez dakigu nori eskatu behar zaio gure ikastetxera etor dadila balidatzera. Gure Ikastetxea Hernani BHI Instituta da.

    • Berrikuntza eta Hobekuntza. Tknika 25/06/2015 en 8:28

      Egunon Kepa,
      Zuk galdetzen duzunari buruz, ISO 9001 arauak zera dio:

      Validación
      Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista

      Por lo que la validación es evidenciar que lo que se ha diseñado da respuesta a lo que se había previsto, es decir “que funciona”. Las condiciones de utilización para la validación pueden ser reales o simuladas.

      Beraz, prozesuren bat edo beste gauzaren bat balidatzeko, ikerketa-frogaketa egin behar duzue ondo dagoen ala ez jakiteko. Ikerketa hori izan daiteke auditoria orokorra edo partzialaren bidez baina beste era batera egin dezakezue

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