Etengabeko Hobekuntza

Mejora Continua

Actualización de las normas (III). Información documentada

EUSKERA

Se trata de un nuevo concepto que se recoge en la versión 2015 de las normas ISO. Hablamos de “Información documentada” cuando hacemos referencia a la información que debemos controlar y mantener, independientemente de su fuente o formato, eliminando los conceptos hasta ahora conocidos de documento y registro.archivos 2

Esto no quiere decir que desaparezcan estos dos tipos de documentos, tan solo que no será necesario establecer diferencias entre ellos porque todo pasa a ser “Información documentada”

Información documentada

Este nuevo concepto está recogido en el apartado 7.5. Información documentada. y desarrollado a través de tres subapartados:

  • 7.5.1 Generalidades
  • 7.5.2 Creación y actualización
  • 7.5.3 Control de la información documentada

Este apartado 7.5 no tiene cambios relevantes frente a la versión 2008, excepto que no se realiza la distinción entre documento y registro, aunque igual que en versiones anteriores, debemos seguir manteniendo un “Sistema de gestión de la calidad documentado”, por lo que deberemos tener en cuenta:

  • El sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados
  • La información para que organización opere (documentación)
  • Evidencias de los resultados alcanzados (registros)

MC

Manual de calidad. MSGP – MSIG

Uno de los documentos afectados en esta actualización de la norma, es el Manual de la Calidad. En esta versión de la norma, no es prescriptivo el uso del Manual de calidad o Manual del sistema. Aunque nuestra propuesta es mantenerlo ya que entendemos que es un documento que forma parte de los “Conocimientos de la organización” y que recoge el funcionamiento del centro y de sus sistema de gestión, por lo que proponemos convertirlo en “información documentada” y lo seguimos manteniendo en nuestro sistema

Procedimientos transversales

Nuestros sistemas de gestión (SGP | SIG) tienen asociados unos procedimientos trasversales que afectan a todos los procesos del sistema. Igual que en el caso anterior, consideramos que estos procedimientos son de ayuda para la gestión de los centros por lo que, seguiremos con su gestión dentro de la información documentada:

  • PR. Auditorías internas
  • PR. Gestión de la información documentada
  • PR. Aprendizaje y Mejora

Documentos y Registros

Gestión IDComo se ha dicho, desaparece de la norma el concepto de control de documentos y control de registros. Nuestros procesos estaban diseñados con unos documentos de entrada que llamábamos “Documentos de apoyo” y los documentos de salida que llamábamos “Registros del proceso”. Aprovechando el cambio de la norma, pasaremos a utilizar “Recursos” para los documentos de entrada y “Documentos”, para los de salida.

Las nuevas ISO requieren (como siempre) un “Sistema de gestión documentado” y no un “Sistema de documentos”, por lo que seguiremos manteniendo el procedimiento “PR. Gestión de la información documentada”.

 

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